Il Collegato Lavoro (legge n. 183/2010) ha previsto l'estensione ai datori di lavoro del settore privato delle norme previste per il settore pubblico concernenti l'obbligo di trasmissione telematica dei certificati di malattia, nonché delle relative attestazioni, da parte dei medici all'Inps e da questi al datore di lavoro.

                        Fatte salve eventuali nuove comunicazioni da parte degli Enti interessati, il 13 settembre 2011 si completerà definitivamente il passaggio dall'attuale modalità di certificazione cartacea delle assenze dal lavoro per malattia, all'ormai prossimo sistema telematico, in cui i suddetti certificati verranno smaterializzati per essere compilati e trasmessi esclusivamente on line, salva la possibilità, successivamente, di stamparli.

            Questo significa che dal 13 settembre 2011 i datori di lavoro non potranno più chiedere al lavoratore, assente per malattia, l'invio della copia cartacea dell'attestazione di malattia, ma potranno riceverla solamente tramite posta elettronica certificata o visualizzarla tramite PIN sul sito internet dell'Inps, secondo le modalità di seguito illustrate.

            La nuova procedura telematica diventa, pertanto, l'unica utilizzabile, salvo si verifichino le ipotesi derogatorie individuate dall'Inps con il messaggio n. 9197 del 20/04/2011, al verificarsi delle quali permane l'obbligo di esibizione cartacea del certificato di malattia, sia all'Inps che al proprio datore di lavoro, e precisamente gli eventi morbosi che:

• richiedono ricovero ospedaliero;
• vengono certificati da strutture di pronto soccorso o da medici privati ancora non abilitati all'invio telematico;
• negli altri casi in cui sussiste una reale impossibilità per il medico di utilizzare il sistema di trasmissione telematica.

            Le fasi in cui sinteticamente si concretizza la procedura di invio telematico del certificato sono le seguenti:

• i medici dipendenti del SSN o con esso convenzionati inviano telematicamente il certificato all'Inps tramite l'apposito servizio di accoglienza centrale (SAC) predisposto dal Ministero dell'Economia;
• a seguito dell'invio, il SAC fornisce il numero protocollo identificativo del certificato medico;
• il lavoratore chiede al medico il numero di protocollo identificativo del certificato medico inviato per via telematica (può anche chiedere copia cartacea del certificato e dell’attestato di malattia, ovvero l'invio degli stessi alla propria casella di posta elettronica in formato pdf). Il numero di protocollo risulterà di fondamentale importanza per compiere le operazioni di seguito indicate;
• l'Inps,  attraverso le informazioni presenti nelle proprie banche dati, individua, per ogni intestatario del certificato, il relativo datore di lavoro.

Una volta completata questa ultima fase, l'Inps mette a disposizione tutte le informazioni ricevute, o parti di esse, a seconda del soggetto che vi accede (lavoratore, datore di lavoro o intermediario, come individuato dall'articolo 1, commi 1 e 4, della legge n. 12 del 1979) e delle modalità da questo utilizzate per l'accesso. In particolare:

• il lavoratore potrà visionare e stampare tutti i certificati, senza limitazione del contenuto (e quindi comprensivi anche della diagnosi), se in possesso di apposito codice Pin, da richiedere presso l'Istituto, e di posta elettronica certificata (Pec), altrimenti avrà solo la possibilità di visionare il contenuto degli attestati (senza la diagnosi) qualora acceda al portale internet dell'Inps mediante l'utilizzo del solo codice fiscale e del numero di protocollo identificativo del certificato, ovvero sia munito di Pin e di un indirizzo di posta elettronica non certificata;
• il datore di lavoro per ottenere le informazioni contenute negli attestati di malattia potrà:

▪   accedere al sito dell'Inps (www.inps.it) e consultare il contenuto della singola attestazione mediante l'inserimento del relativo numero di protocollo, che il lavoratore gli avrà comunicato secondo le modalità indicate ovvero previste da accordi o contratti collettivi, e il codice fiscale dello stesso;

▪   effettuare la consultazione del contenuto degli attestati direttamente sul sito dell'Inps (www.inps.it), previo riconoscimento tramite codice Pin, rilasciato tempestivamente dall'Istituto stesso;

▪   rivolgere apposita richiesta alle strutture territoriali competenti dell'Inps affinchè tutte le attestazioni di malattie vengano recapitate direttamente sulla propria posta elettronica certificata (Pec).

• per quanto concerne gli intermediari, come individuati dall'art. 1, commi 1 e 4, della legge n. 12/1979 (consulenti del lavoro, commercialisti, avvocati, servizi o centri di assistenza fiscale istituiti dalle rispettive associazioni di categoria dei datori di lavoro), al momento non sono ancora abilitati dall'Inps a utilizzare i servizi posti in essere dall'Istituto per conto dei loro assistiti, cioè ricezione tramite Pec delle attestazioni di malattia ovvero visualizzazione sul sito internet dell'Istituto tramite codice PIN.

         Rimane comunque obbligo del lavoratore provvedere tempestivamente ad informare il datore di lavoro dello stato di malattia che comporti un'assenza dal lavoro. Infatti, le nuove disposizioni sui certificati medici non modificano le norme dei contratti collettivi che sanciscono l'obbligo del dipendente di dare immediata notizia al datore di lavoro della malattia e l'ulteriore e distinto obbligo di giustificare per iscritto tale assenza.